Jak skutecznie odzyskać należności od zagranicznego kontrahenta? Kompletny przewodnik po windykacji transgranicznej dla firm

Skala problemu: opóźnione płatności w Europie uderzają w płynność firm

Współpraca międzynarodowa otwiera przed firmami ogromne możliwości, ale wiąże się także z rosnącym ryzykiem opóźnionych płatności.

Według raportu Intrum European Payment Report 2025 aż 11,4% przychodów europejskich firm wpływa po terminie, co bezpośrednio obciąża ich płynność finansową. Firmy spędzają średnio 10 godzin tygodniowo na dochodzeniu należności - to aż 71 dni pracy rocznie, które mogłyby zostać przeznaczone na rozwój biznesu. Najbardziej narażone są małe i średnie przedsiębiorstwa:

• 1 na 3 MŚP obawia się zamknięcia działalności w ciągu najbliższych 24 miesięcy,

• co oznacza ryzyko dla 10 mln firm i 40 mln miejsc pracy w całej Europie.

Warto więc działać szybko i strategicznie.

Pierwszy krok: próba polubownego rozwiązania sporu

Zanim sprawa trafi na drogę sądową, zawsze warto skontaktować się z zagranicznym kontrahentem.

Uprzejma, ale stanowcza komunikacja - mailowa lub telefoniczna - często działa szybciej niż działania formalne i pozwala uniknąć kosztów prawnych. Jeśli jednak próby polubownego porozumienia nie przynoszą efektu, czas na kroki prawne.

Ustalenie właściwości sądu - kluczowy etap windykacji zagranicznej

To, który sąd będzie właściwy, znacząco wpływa na czas trwania postępowania. Jeśli umowa zawiera klauzulę jurysdykcyjną: sprawa trafia do sądu wskazanego w kontrakcie, to najbezpieczniejsze rozwiązanie. Jeśli klauzuli brak - obowiązują przepisy unijne i zazwyczaj właściwy jest sąd: w kraju siedziby dłużnika lub wynikający z prawa właściwego dla umowy.

Wiele firm dopiero w momencie problemów z płatnościami odkrywa, że w umowie nie ma żadnej klauzuli jurysdykcyjnej. Wtedy samo ustalanie właściwego sądu może potrwać miesiącami

UE a kraje poza UE - dwie różne ścieżki odzyskiwania należności

Windykacja należności w krajach Unii Europejskiej może być dla przedsiębiorców zarówno tańsza, jak i szybsza niż działania prowadzone poza jej granicami. Wspólnotowe regulacje umożliwiają korzystanie z uproszczonych procedur, takich jak Europejski Nakaz Zapłaty czy europejskie postępowanie w sprawie roszczeń o niewielkiej wartości. W Polsce opłata za uzyskanie Europejskiego Nakazu Zapłaty wynosi 5% wartości roszczenia powyżej 20 000 zł, co czyni tę procedurę rozwiązaniem szybkim, przewidywalnym i kosztowo efektywnym.

Znacznie więcej formalności oraz wyższe koszty pojawiają się w przypadku dochodzenia należności poza UE. Wierzyciel musi wówczas liczyć się z koniecznością przetłumaczenia dokumentacji - zwykle w cenie od 50 do 150 zł za stronę - a także z wymogiem legalizacji dokumentów lub uzyskania apostille. Nieodzowne bywa również zaangażowanie lokalnego prawnika w kraju dłużnika, co często oznacza wydatek od kilkuset do nawet kilku tysięcy euro. Wszystkie te elementy sprawiają, że windykacja poza Unią staje się bardziej czasochłonna i kosztowna.

Europejski nakaz zabezpieczenia (ENAPB) — klucz do zablokowania środków dłużnika

ENAPB umożliwia zamrożenie środków na rachunku bankowym kontrahenta w dowolnym państwie UE jeszcze przed wyrokiem. To szczególnie ważne, gdy istnieje ryzyko:

• wyprowadzenia majątku,
• ukrywania środków,
• działań pozorowanych.

W praktyce widzimy, że przedsiębiorcy zbyt rzadko korzystają z ENAPB, często dopiero wtedy, gdy jest już za późno. Kluczowa jest szybkość działania

Dokumentacja to fundament skutecznej windykacji transgranicznej

W procesie dochodzenia należności kluczowe jest odpowiednie przygotowanie dokumentów. Najczęściej obejmuje to umowy, faktury, potwierdzenia dostawy lub wykonania usługi, korespondencję prowadzoną z dłużnikiem oraz wysłane wezwania do zapłaty. W przypadku spraw międzynarodowych może pojawić się konieczność wykonania tłumaczenia przysięgłego, a także legalizacji dokumentów, co dodatkowo wydłuża procedurę.

Warto pamiętać, że koszty egzekucji mogą sięgnąć nawet 10% wartości roszczenia. Dlatego tak istotne jest, aby już na początku zadbać o kompletność i wysoką jakość przygotowanych materiałów, co pozwala usprawnić cały proces i zminimalizować ewentualne dodatkowe wydatki.

Samodzielna windykacja czy wsparcie specjalistów?

Choć firmy często próbują działać samodzielnie, procedury zagraniczne są czasochłonne i wymagają specjalistycznej wiedzy.

Profesjonalne wsparcie to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim skuteczność. Firmy, które używają wyspecjalizowanych narzędzi i mają międzynarodową infrastrukturę, szybciej dochodzą należności

Europejskie firmy planują zwiększyć outsourcing windykacji z 28% do 32% w ciągu dwóch lat, a popularność faktoringu rośnie - w 2024 r. osiągnął on 2,48 bln euro obrotu.

Podsumowanie: skuteczna windykacja międzynarodowa wymaga szybkich i świadomych działań

Odzyskiwanie należności od zagranicznego kontrahenta jest skomplikowane, ale dzięki unijnym procedurom i odpowiedniemu przygotowaniu można znacząco zwiększyć szanse na odzyskanie pieniędzy - bez ryzyka eskalacji konfliktu i utraty relacji biznesowych.