7 wskazówek dotyczących odzyskiwania należności przez firmy

Brak zapłaty, opóźnienia w płatnościach mogą prowadzić w firmie do zwolnień, problemów z płynnością finansową i do jej upadłości. W skrajnych przypadkach mogą nawet narazić właścicieli i dyrektorów na osobistą odpowiedzialność. Dlatego tak ważne jest, aby odzyskiwanie długów stało się priorytetem – i to nie tylko w czasach kryzysu.

W rzeczywistości niewiele firm może uniknąć zatorów płatniczych, jednak zawsze lepiej jest zapobiegać niż leczyć. Bez względu na to, jak duża lub mała jest Twoja firma, powinieneś ustalić i wdrożyć działania, które zminimalizują ryzyko powstania zaległych długów. Zwiększy to szansę na skuteczne inicjatywy windykacyjne. Przyczyni się również do poprawy wyników finansowych Twojej firmy poprzez uniknięcie kosztów, czasu i kłopotów związanych ze ściganiem opóźnionych płatności.

Oto siedem rzeczy, które możesz zrobić, aby zadbać o płatności w Twojej firmie:

1. Bądź skłonny do negocjowania spłaty zadłużenia.
   Będąc elastycznym, można uniknąć sporów i zwiększyć prawdopodobieństwo otrzymania zapłaty. W razie potrzeby można zawrzeć umowę przesuwającą termin zapłaty lub ustanawiająca plan ratalny.
2. Utrzymuj dokumentację w stosownym porządku.
   Cała komunikacja – zarówno pisemna, jak i ustna – dotycząca roszczeń i żądań zapłaty musi być jasna, precyzyjna i szczegółowa. Ważne jest, abyś mógł dostarczyć niezbędną dokumentację w przypadku, gdy sprawa trafi do windykacji lub skończy się w sądzie.
3. Ucz się na swoich błędach.
   Unikaj popełnienia tego samego błędu dwa razy, zwracając uwagę na szczególnie na zapisy prawne i adnotacje w umowach. Wprowadź praktyczne usprawnienia, takie jak natychmiastowe żądanie zapłaty, stosowanie kontroli kredytowej i ciągłe ocenianie procesu rozliczeń.
4. Poproś wcześniej o profesjonalną pomoc.
   Jeśli Twoje listy i telefony nie skutkują zapłatą, powinieneś jak najwcześniej zgłosić wierzytelności do profesjonalnego partnera w zarządzaniu należnościami. Firma windykacyjna specjalizuje się w tym obszarze, co oznacza, że często szybciej otrzymasz zapłatę, korzystając z takiej pomocy. Dzięki temu można się skupić na swojej podstawowej działalności.
5. Zawsze przestrzegaj lokalnego prawa.
   Upewnij się, że przestrzegasz wymogów prawnych dotyczących procesu upominania i windykacji, np. w odniesieniu do terminów, kosztów i opłat.
6. Nigdy nie traktuj sprawy osobiście.
   Groźby i zastraszanie są nielegalne i mogą skutkować wszczęciem postępowania sądowego. Nie pozwól, aby emocje stanęły na przeszkodzie. Konstruktywna współpraca z ludźmi ma większe szanse na uzyskanie zapłaty.
7. Bądź realistą w kwestii należnej kwoty.
   Koszty korzystania z usług profesjonalistów, takich jak prawnicy, są często nieproporcjonalne do kwoty należności. Zamiast kierować roszczenie bezpośrednio do sądu, może być ekonomicznie korzystne przeniesienie płatności poprzez pozasądowy proces windykacji.